Come scegliere il miglior gestionale medico per cliniche o aziende sanitarie?

​L’introduzione del computer praticamente in ogni ambito professionale e l’uso della tecnologia come strumento di semplificazione impongono di dotarsi di strumenti professionali nuovi che, adeguati alle proprie esigenze, aiutino concretamente un’impresa nel suo lavoro quotidiano.

La contabilità, l’amministrazione, la gestione delle vendite, il rapporto con i clienti e con i fornitori, la gestione del magazzino: tutti questi processi per poter risultare efficienti necessitano di un software adatto.

Un software gestionale dunque è uno strumento che serve a migliorare la produttività e la competitività di un’impresa, sia essa grande, medio piccola o piccola.

Quanto appena detto vale soprattutto per le strutture che operano nel settore sanitario, le quali si trovano di fronte a un ventaglio di esigenze variegate e aumentate esponenzialmente nel corso degli anni:

• Gestione generale e delle agende dei medici
• Studio di rendicontazioni e compensi dei vari attori sanitari
• Refertazione
• Gestione delle cartelle sanitarie
• Archiviazione documentale
• Contabilità e fatturazione
• Amministrazione e pianificazione del personale
• Gestione del magazzino
• Gestione dei macchinari
• Marketing & CRM
• Analisi di budget e creazione progetti specifici
• GDPR & Privacy
• Esposizione ad un prenota online interno
• Integrazione con SSN (se si possiede)
• Integrazioni automatizzate con terzi

Tutte le strutture sanitarie a partire dalle più grandi realtà fino ad arrivare a quelle più piccole, pur se con esigenze diverse, devono adempiere di fatto agli stessi obblighi, e pertanto una corretta scelta di un gestionale sanitario, può risultare decisiva a prescindere delle dimensioni d’impresa.

La possibilità di scelta sul mercato al giorno d’oggi è diventata molto ampia, e questo ci pone davanti al principale interrogativo: Quale gestionale scegliere? Esiste un software gestionale migliore di un altro? Quale deve essere il criterio di preferenza?

Di seguito tenteremo di fornire alcuni piccoli consigli per cercare di facilitare la scelta, ma prima occupiamoci di definire correttamente la posizione di CupSolidale.it​

​Vale la pena premettere che CupSolidale “NON è un Software/Gestionale Sanitario e non ne commercializza alcuno.

Quanto riportato qui di seguito dunque non ha alcuna finalità promozionale, tantomeno scopo commerciale. La nostra intenzione è solo quella di mettere a disposizione dei nostri partner e a tutti quelli interessati all'acquisto o al noleggio di un nuovo software gestionale sanitario la nostra esperienza e fornire loro consigli utili per la scelta del miglior gestionale per la propria clinica o azienda sanitaria. 

CupSolidale infatti dispone di un network di oltre 2.500 strutture convenzionate, grazie alle quali abbiamo potuto verificare quali tipologie di gestionali risultano più soddisfacenti per i nostri partner e quali hanno effettivamente reso più snello e più “felice” il lavoro quotidiano.

Ecco dunque quali sono le caratteristiche prioritarie che un gestionale per cliniche sanitarie deve avere:

• Flessibile: nella gestione quotidiana ciascuna struttura sanitaria è caratterizzata da una complessità di procedure a cui deve corrispondere un adeguato modello organizzativo. Serve dunque uno strumento che sia il più possibile plasmabile e tarabile sulle proprie esigenze. In questo caso l’uso del gestionale si rivela non solo utile ma decisivo per il normale svolgimento del lavoro. Al contrario laddove è stato adottato un gestionale “rigido”, ovvero un software che una volta prodotto e installato direttamente dalla casa madre non può subire modifiche o personalizzazioni, abbiamo riscontrato un alto tasso di insoddisfazione.

• Aperto verso l’esterno: nel mercato dei gestionali ve ne sono alcuni, seppur una minoranza, che adottano politiche commerciali restrittive che limitano fortemente la libertà dei centri medici di stringere autonomamente accordi con altri soggetti. Quando questo accade è bene sapere che NON ESISTE alcun impedimento tecnico ma semplicemente delle misure di esclusività o di strategia commerciale che i produttori scelgono di porre in atto. Si genera in questi casi un’anomalia: la scelta di eventuali collaborazioni con l’esterno non dipende più dalle scelte manageriali della struttura sanitaria ma dal produttore del software.

​In sintesi dunque all’interno della gamma dei possibili gestionali utilizzabili dalle aziende sanitarie, riteniamo che i parametri che deve avere un software gestionale sanitario efficiente sono: 

• Adattabilità del gestionale alla struttura. In base alle discipline sanitarie erogate vi sono gestionali più o meno performanti. Ad esempio se la struttura si occupa di diagnostica per immagini, è bene sapere che esistono produttori specializzati per lo sviluppo di programmi ad hoc (con refertazioni automatiche ecc.). Se invece la struttura fosse un poliambulatorio ci si può rivolgere a chi ha una predisposizione ad una gestione semplificata per le agende dei medici. Quasi tutti i gestionali hanno una loro specificità che li rende più performanti in un determinato settore; saperla individuare in anticipo può essere determinante per il futuro dell’attività.
• Assistenza clienti presente e reattiva per risolvere eventuali problemi.
• Flessibilità del gestionale nella fase di installazione del prodotto. Questo significa che il prodotto con il quale si inizia a lavorare, deve essere opportunamente modificato in base alle proprie esigenze.
• Possibilità di modifiche e customizzazioni in corso d’opera. il gestionale deve possibilmente prevedere procedure snelle e scalabili.
• Possibilità di prevedere un modulo “prenota online” sul proprio sito. Alcune multinazionali spingono i loro prodotti assicurando l’immissione di nuova clientela collegata all’adozione del loro gestionale, spesso con la formula dei canoni mensili a basso costo. Tendenzialmente però chi lavora a canoni mensili non ha un reale interesse a produrre nuova utenza, il business è il noleggio del prodotto! Per questo, in tali casi, vi invitiamo a prendere con le pinze promesse di un espansione di clientela.

​Una volta capito quali caratteristiche deve avere un software per la gestione di ambulatori o cliniche sanitarie ecco quali sono invece, stando all’esperienza di CupSolidale, le cose a cui l’azienda sanitaria deve fare attenzione in fase di acquisto, noleggio o adozione di un nuovo gestionale.

• Non accettare vincoli di esclusività. Il gestionale è un prodotto che una clinica acquista o utilizza a fronte di un canone e deve essere solo la struttura sanitaria con i suoi manager a decidere quali sono le migliori collaborazioni per l’azienda o quali integrazioni avviare. Ove necessario si può chiedere di farsi mettere per iscritto la libertà di autodeterminazione delle proprie collaborazioni/integrazioni.
• Evitare il più possibile contratti a lungo termine che vincolano la struttura sanitaria. Le esigenze possono sempre cambiare ed è bene avere un prodotto al quale non si è legati obbligatoriamente da contratti pluriennali, con penali eccessive che forzano la permanenza.
• Non scegliere gestionali specializzati su un settore diverso rispetto a quello della struttura.
• Non accettare di sostenere costi aggiuntivi, motivati da possibili vantaggi che in realtà difficilmente si verificheranno (es. intercettazione nuova utenza)
• Accertarsi che il software possa essere customizzabile
• Informarsi sull’assistenza post vendita.

Se il gestionale che state valutando per il vostro studio medico o clinica NON rispetta anche solo uno dei precedenti parametri è consigliabile informarsi su altre opportunità presenti sul mercato. Effettuare un cambio di gestionale, una volta che lo si è acquistato e implementato, potrebbe non essere facile. Per questo è molto importante valutare tutte le caratteristiche e le qualità del software prima di integrarlo. 

Tuttavia se ci si rende conto in corso d'opera che l'applicativo scelto non risponde in modo ottimale alle esigenze della propria struttura sanitaria, può essere opportuno valutare se esistono le condizioni per un cambio di gestionale medico. Nel medio lungo periodo può rivelarsi davvero produttivo in termini di efficienza e fatturato. ​